Privacyverklaring

Faktr wordt aangeboden door [naam van de onderneming achter Faktr], [adres, postcode en plaats], KvK [KvK-nummer]. Voor vragen over privacy en voor verzoeken over je gegevens mail je naar [e-mailadres voor vragen en privacyverzoeken].

Voor je account zijn wij verantwoordelijk voor je gegevens. Voor de boekhouding die je in Faktr bijhoudt (je klanten, facturen, bonnetjes, bank) ben jij verantwoordelijk en verwerken wij die gegevens voor jou. Daarover gaat de verwerkersovereenkomst.

• Je account: je e-mailadres, je wachtwoord (alleen als onherleidbare hash), de geheime sleutel en herstelcodes van je tweestapsverificatie (versleuteld), en per sessie het IP-adres en de browser waarmee je bent ingelogd. Nodig om je in te laten loggen en je account te beveiligen.
• Je administratie: wat je zelf invoert of importeert, zoals bedrijfsgegevens, klanten, facturen, uitgaven met bonnetjes, banktransacties, uren en ritten. Nodig om de dienst te leveren.
• Pogingen om in te loggen: per IP-adres, e-mailadres of inlogstap tellen we hoe vaak iets geprobeerd wordt, om wachtwoorden en codes te beschermen tegen raden. We bewaren daarvan alleen een versleutelde waarde (een hash), niet het adres zelf, en hooguit een dag.
• Mail: de mails die Faktr voor je verstuurt (facturen, herinneringen, uitnodigingen) staan in je administratie, zodat je ziet wat er verstuurd is.
• Het contactformulier: je naam, e-mailadres en bericht komen als mail bij ons binnen, zodat we je kunnen antwoorden. In Faktr zelf slaan we ze niet op; de mail bewaren we zolang nodig is om je vraag af te handelen.
• Technische logs: bij fouten noteren we welk onderdeel misging, met nummers van records, nooit namen, bedragen of IBANs. Deze logs blijven kort bewaard bij onze hostingpartij.

De grondslag is de overeenkomst met jou (je account en de dienst), ons gerechtvaardigd belang (beveiliging, fouten opsporen) en, voor de bewaartermijn van je boekhouding, de wettelijke bewaarplicht die voor jou geldt.

• We verkopen of verhuren geen gegevens en gebruiken ze niet voor reclame.
• We hebben geen trackers, geen advertentiecookies en geen analysediensten.
• We kijken niet in je administratie, behalve als jij ons om hulp vraagt of de wet ons ertoe verplicht.

Faktr gebruikt deze diensten. Met elk is een verwerkersovereenkomst gesloten, of geldt er een gelijkwaardige afspraak in hun zakelijke voorwaarden.

Bonnetjes die je opslaat staan versleuteld op een eigen server van Faktr in Nederland; zonder de sleutel zijn ze onleesbaar. Back-ups staan ook in de EU en zijn versleuteld.

Bonnetjes uitlezen gebeurt door Anthropic in de Verenigde Staten, alleen als je een bonnetje kiest om te laten uitlezen. We sturen alleen de foto of pdf van dat bonnetje mee, zonder je naam, e-mailadres of andere gegevens. Voor deze doorgifte gelden de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Anthropic gebruikt deze gegevens volgens zijn zakelijke voorwaarden niet om zijn modellen te trainen. Wil je dit niet, vul de bedragen dan zelf in; dat kan altijd.

Online betalen loopt via je eigen Stripe-account. Wie een factuur online betaalt, geeft zijn betaalgegevens aan Stripe, niet aan Faktr. Stripe is daarvoor zelf verantwoordelijk.

• Je account: tot je het verwijdert (Gegevens en privacy). Je inloggegevens zijn dan meteen weg.
• Je administratie: zolang je hem gebruikt. Hef je hem op, dan bewaren we hem nog tot 1 januari van het achtste jaar na het laatste boekjaar, omdat de belastingwet je verplicht je administratie 7 jaar te bewaren. Daarna verwijderen we hem, met alle bonnetjes.
• Sessies, met het IP-adres en de browser: tot ze verlopen (na 7 dagen zonder gebruik); verlopen sessies verwijderen we dagelijks.
• Tellers van inlogpogingen: hooguit een dag.
• Back-ups: 35 dagen; daarna worden ze overschreven.

Faktr gebruikt alleen cookies die nodig zijn om de app te laten werken. Daarvoor is geen toestemming nodig, en er zijn geen andere.

• Inloggen kan alleen met tweestapsverificatie.
• Elke administratie is in de database afgeschermd van alle andere, niet alleen in de app.
• Verbindingen zijn versleuteld (https), bonnetjes en back-ups ook.
• Na te veel pogingen moet je wachten, zodat wachtwoorden en codes niet te raden zijn.
• Wie het IBAN op je facturen wijzigt, moet zijn wachtwoord invullen, en de eigenaren krijgen daar een mail over.

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren, laten verwijderen, laten overdragen en bezwaar maken tegen het gebruik ervan. Veel kun je zelf in Faktr: je gegevens aanpassen, onder Gegevens en privacy je hele administratie downloaden, een administratie opheffen of je account verwijderen. Voor de rest mail je naar [e-mailadres voor vragen en privacyverzoeken]; we reageren binnen een maand. Gegevens die je volgens de wet moet bewaren, verwijderen we pas na die termijn.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Verandert er iets wezenlijks, dan passen we deze verklaring aan en vragen we je bij het inloggen opnieuw akkoord te gaan. De datum bovenaan laat zien welke versie dit is.